Il gestionale come strumento per le scelte strategiche della casa editrice. Intervista ad Alessandro Volpi

Un sistema gestionale, detto anche ERP (Enterprise Resource Planning), consente di integrare e ottimizzare tutti i processi importanti di un’azienda, come le vendite, gli acquisti e la gestione del magazzino. Un’adeguata organizzazione delle varie attività aziendali è infatti fondamentale per garantirne la competitività.
«L’ERP – afferma Alessandro Volpi, responsabile Operations all'interno del Gruppo Sole 24 ORE, Area Cultura – è il miglior strumento manageriale per i diversi attori aziendali e consente di effettuare verifiche non solo statiche, ma dinamiche su processi come il controllo degli inventari, il tracciamento degli ordini e i servizi per i clienti, ma non solo».

Quali sono i vantaggi principali che un sistema gestionale può portare all’interno dei processi di una casa editrice?
Il sistema gestionale è la spina dorsale di una casa editrice, in particolare se viene realizzato in funzione dei processi dell’azienda, come un sarto che crea l’abito in funzione della persona che lo vestirà. Questo non vuol dire che ogni azienda debba sviluppare da zero un proprio gestionale, perché ci sono funzionalità simili che valgono per tutte le case editrici, ma le particolarità, i processi e l’organizzazione devono comunque essere tenuti in considerazione durante l’implementazione di uno di questi sistemi, soprattutto nel caso di una piccola realtà aziendale.

Un sistema gestionale deve essere visto sempre di più come uno strumento che aiuti la casa editrice nell’effettuare le proprie scelte strategiche. Ci può dire qualcosa di più su questo importante aspetto?
Il gestionale deve diventare sempre di più uno strumento che consenta di effettuare scelte strategiche corrette e non deve essere in grado di fornire solamente dati di consuntivo, perché questo aspetto oggi è ormai dato «per scontato». Se infatti una società di software si specializza nel settore editoriale, ci si aspetta che realizzi un sistema che sappia gestire le rese, l’Iva e così via. I gestionali devono essere strumenti efficaci che consentano di avere un dato assoluto che possa essere confrontato sia con quelli dell’anno precedente, sia con il budget o il rolling forecast. Per raggiungere questi obiettivi, il sistema deve realizzare aggiornamenti di budget costanti in modo da avere il polso di come l’azienda andrà a chiudere alla fine dell’anno e avere quindi proiezioni sull’andamento dell’azienda. Devono quindi essere sistemi non solo di consuntivazione ma anche di controllo in tempo reale.

Quali sono, dal suo punto di vista, i tre temi su cui una piccola o media casa editrice deve concentrarsi e in che modo il sistema gestionale le può venire in aiuto?
Tra gli elementi più importanti su cui una casa editrice deve concentrarsi per poter gestire in modo rapido e organizzato i propri processi ne vorrei ricordare tre, che secondo me in questo momento hanno una particolare rilevanza. Il primo è il magazzino, la cui corretta gestione è fondamentale per una casa editrice. Oggi, infatti, a causa di una domanda sempre più variabile, sia sotto il profilo delle quantità che delle preferenze, è necessario mantenere sempre un livello di magazzino adeguato e questo può portare ad avere quantità eccedenti di prodotti. Un sistema ERP progettato per produrre e/o acquistare solo quando necessario, invece, consente di eliminare una grande quantità di sprechi. Il secondo elemento è relativo all’attenzione al cliente, alle sue opinioni e alle sue esigenze, anche grazie alle informazioni provenienti dai social. Il gestionale quindi deve avere una notevole focalizzazione sul cliente, da diversi punti di vista: per esempio in relazione al suo credito, ai suoi acquisti e alle sue opinioni. Il terzo elemento da tenere in considerazione è legato al fatto che il sistema deve essere in grado di gestire in maniera efficace tutti gli adempimenti fiscali e civilistici e la gestione amministrativa. Il gestionale quindi deve essere considerato uno strumento fondamentale per il management, in un momento come questo in cui l’evoluzione dei mercati, la complessità della realtà produttiva e lo stress sulle aziende rendono ancora più necessaria una perfetta ottimizzazione delle funzioni aziendali.